Organisaties moeten communicatief zijn. Ze moeten niet alleen praten, maar vooral ook luisteren. Echt contact maken, vaak 1-op-1. De verbinding maken door op zoek te gaan naar gemeenschappelijkheid. En uiteindelijk; de signalen van buiten verwerken in de oplossing. Kortom; een ‘communicatieve organisatie’ is klantgericht en omgevingsbewust. Dit ‘zijn’ en ‘blijven’ is een gedeelde taak en verantwoordelijkheid van iedereen binnen een organisatie.
Maak het klein en concreet
‘De communicatieve organisatie’ komen we als term overal tegen en willen we allemaal zijn. Een goede ontwikkeling, als je het mij vraagt. Maar hoe pak je het aan? Hoe maak je van iets groots en ambitieus iets kleins en concreets? In deze blog deel ik een aantal praktische ideeën waarmee je de communicatieve organisatie handen en voeten geeft. Het is van alles wat. Geen blauwdruk, niet uitputtend, maar hopelijk wel aanleiding voor actie.
1. Een betere wereld begint bij jezelf
Communicatie in organisaties is er in alle soorten en maten. De opgaven van de organisatie vormen het vertrekpunt voor de inrichting van de afdeling communicatie: WAT doe je, HOE doe je dat en met WIE? Klinkt vrij logisch, maar de praktijk is soms weerbarstiger. In een communicatieve organisatie is er een duidelijke en gedragen visie op de rol en bijdrage van de afdeling communicatie. Dat betekent dat steeds inzichtelijk is voor welke soort opdracht we staan (beheersen, verbinden, beïnvloeden of reageren) en welke rol daarbij van de communicatieprofessional wordt verwacht (expert, regisseur, coach of innovator). Zie hiervoor het communicatiemodel van HVR.
Is deze benadering nog geen dagelijkse routine? Zet de ‘visie en bijdrage van de communicatieafdeling’ dan op de agenda. Bespreek binnen je afdeling de huidige en gewenste bijdrage van jullie werk en team. Maak inzichtelijk wat nodig is om te veranderen en minstens zo belangrijk: om flexibel te zijn. Vergeet niet om met elkaar te delen welke rol(len) het beste bij wie passen.
2. Coach je ambassadeurs
Een organisatie communiceert continu met haar omgeving. Dat gaat niet (meer) altijd via de communicatieafdeling. Wel blijft het aan ons om die verschillende interacties tussen medewerkers en stakeholders in beeld te brengen, te duiden en te ondersteunen. Wie vervullen een sleutelpositie en zijn daarmee een ambassadeur voor je organisatie? En: wat hebben zij nodig in hun contact met klanten en stakeholders? Wat verwachten ze daarbij van jou als communicatieprofessional en wat kunnen ze zelf doen? Ga hierover het gesprek aan en ondersteun en coach. Zie dit niet als een eenmalige actie, maar bouw een duurzame samenwerking op.
3. Maak communicatie concreet in werving en selectie
‘De kandidaat beschikt over uitstekende mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden.’ Het is misschien wel de meest gevraagde ‘soft skill’ in vacatureteksten. Op zich niet gek, want een communicatieve organisatie vraagt om communicatieve medewerkers. We zien dat de scheidslijn tussen inhoud en communicatie steeds dunner wordt. Meer dan voorheen wordt van beleidsmakers, onderzoekers, IT’ers en andere functies verwacht dat zij communicatief vaardig zijn. Andersom wordt trouwens van communicatieprofessionals verwacht dat zij de inhoud van het project of beleidsterrein zich snel eigen kunnen maken.
Maar wat versta je als organisatie precies onder communicatief vaardige medewerkers? Ga daarover in gesprek met de directie en HR. Denk mee over welke specifieke vaardigheden nu precies nodig zijn voor de functie en maak dat concreet in de vacaturetekst. En uiteraard ook in je selectieprocedure. In plaats van ‘iemand met uitstekende communicatieve vaardigheden’, zoeken we ‘iemand bij wie het presenteren in zijn bloed zit’ en test je dit met een opdracht tijdens de sollicitatieprocedure. Dit is slechts een voorbeeld. Waar het om gaat is dat communicatie (hoger) op de agenda bij de werving en selectie van nieuwe mensen komt. Zeker als het gaat om sleutelposities.
4. Monitoring voor en door iedereen
Monitoringtools waarmee we de buitenwereld naar binnen halen: communicatieafdelingen kunnen en willen niet meer zonder. Wat wordt er over de organisatie en de bestuurders gezegd? Waar word je doelgroep blij van en waar maken ze zich druk om? Vaak wordt de publieke opinie geanalyseerd door communicatie en gedeeld met de organisatie. Maar wat nou als je de organisatie er al eerder bij betrekt en hen zelf de omgeving laat monitoren? Scheelt niet alleen veel tijd, maar vergroot ook het eigenaarschap van de informatie die uit de monitoring komt. De urgentie om er iets mee te doen is groter als mensen de signalen zelf hebben opgevangen en geanalyseerd dan wanneer jij met een kant-en-klaar-rapport aan komt en vertelt wat ze er ‘even’ mee moeten doen.
5. Nooit te oud om te leren
Een communicatieve organisatie zijn moet je willen, maar vooral ook kunnen. Kruip in de rol van coach en organiseer interne trainingen. Moeilijk? Nee. Een tijdsinvestering? Ja enigszins. Maar vooral: ontzettend leuk en waardevol! Er zijn tal van onderwerpen en vaardigheden waar je trainingen in zou kunnen geven. Kies vooral iets waar de organisatie baat bij heeft en wat bij jou past. Dat kan van alles zijn. Workshops presenteren, schrijven, luisteren, video’s maken (en meer) vergroten het communicatief vermogen in de organisatie.
Doe en durf!
De organisatie helpen communicatiever te worden draait vooral om doen en durven. Doen door gewoon te beginnen, met kleine stappen en vanuit één gedachte. Durven gaat over los laten. Niet in één keer en zeker ook niet altijd. Afhankelijk van de situatie pakken we onze rol. Van expert tot innovator en van coach tot regisseur. Een kwestie van maatwerk waarbij het communicatiemodel van HVR je een houvast biedt. Daarnaast is het wat mij betreft ook een kwestie van je gezonde verstand gebruiken en met elkaar in gesprek blijven. Veel succes en plezier!
