Het is zaterdagochtend. Zo’n 30 internationale professionals verzamelen zich in het Intercontinental Medellin Hotel. Gisteren ben ik namens het ministerie van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit naar Colombia gevlogen. Samen met 2 collega consultants organiseer ik tijdens de 6e editie van het IPBES congres een workshop rondom het thema Pollination – verstuivers, zoals bijen en vlinders.
Het event in Medellin is onze vuurdoop als secretariaat. Het doel is om de ontwikkelingen met betrekking tot de individuele strategieën in kaart te brengen en samen met de aanwezigen ideeën op te doen over de rol en functie van het secretariaat. Wat kunnen wij voor hen betekenen? Aan ons de uitdaging om dit te vertalen in een programma van 4 uur. We kiezen voor een interactieve vorm, waarbij de deelnemers zelf aan de slag gaan. Best spannend, want hoewel een actief programma op Nederlandse bodem inmiddels behoorlijk ‘normaal’ is, steken we hiermee behoorlijk af tussen de overige – meer statische – programmaonderdelen van het congres. Wat levert dit ons op?
Uitdaging: promote pollinators!
Onze opdracht is om een Internationaal netwerk op te zetten om de populatie van verstuivers wereldwijd te behouden en te bevorderen. Een beweging voor en door betrokken friskijkers en dwarsdenkers die werken aan eigentijdse en toekomstbestendige oplossingen. We helpen de deelnemende professionals (de zogenaamde Coalition of the Willing) bij het realiseren van hun eigen landelijke verstuiversstrategie. En we brengen hen met elkaar in contact, zodat zij kennis kunnen delen en van elkaar kunnen leren.
“Wie een duurzame verbinding met zijn of haar omgeving wil realiseren moet oprecht, kwetsbaar en eerlijk zijn.”
Inmiddels nemen 16 landen deel aan dit samenwerkingsverband. Ieder met een eigen verhaal en een eigen inbreng. De Coalition of the Willing onderscheidt zich van andere online en offline netwerken en platforms rondom dit thema door haar informele karakter en de doe-cultuur. Eventuele investeringen die nodig zijn moeten door de deelnemers zelf bekostigd worden. Er is dus geen financiële prikkel voor deelname.
Interactie en engagement
De aanwezigen moeten aan het begin van de workshop even op gang komen. In het eerste deel delen zij hun eigen ervaringen van de afgelopen tijd. Hoe ver zijn zij met de ontwikkeling van hun strategie? Wat zijn de kritische succesfactoren? Welke projecten dragen positief bij aan de populatie van verstuivers? En hoe meet je dat? We hebben een aantal deelnemers in aanloop naar de workshop gevraagd een korte pitch voor te bereiden. Anderen delen hun verhalen op vrijwillige basis. De taal blijkt een barrière. Engels, Spaans, diverse Aziatische talen, maar die van wetenschap en praktijk (?).
Toch slagen we erin om een levendige discussie op gang te brengen. We lokken de deelnemers uit de tent door hen prikkelende vragen voor te leggen. In het tweede deel vragen we de deelnemers mee te denken over de rol en invulling van het secretariaat in een world café achtige setting. Aan het einde van de ochtend hebben we flip-overs vol met input.
Activatie en betrokkenheid
Waarom deelnemers een actieve rol geven in het programma? Omdat de inhoud er beter van wordt. Omdat je de band met de betrokkenen vergroot door hen als expert serieus te nemen. Omdat het een positieve invloed heeft op het draagvlak van je plannen. Omdat transparantie vertrouwen wekt. Maar… je krijgt het niet cadeau. Het betrekken van stakeholders is niet vrijblijvend. Ben je bereid om je daadwerkelijk aan de opbrengst te confirmeren? Ongeacht de uitkomst. Hoe koppel je de geboekte resultaten terug? En (hoe) betrek je deelnemers in het vervolgproces? Wie een duurzame verbinding met zijn of haar omgeving wil realiseren moet oprecht, kwetsbaar en eerlijk zijn. Dit betekent dat je transparant moet zijn over de mogelijkheden. Wat ligt vast? Waar is ruimte voor creativiteit, energie en initiatief? Helderheid over participatieruimte is noodzakelijk. Door aan verwachtingsmanagement te doen voorkom je problemen in het proces.
Vertrouwen moet je verdienen
In deze internationale context werd ik gedwongen om (voor mij) vanzelfsprekende keuzes te verantwoorden en aanpak toe te lichten. Een open proces gefundeerd op transparantie is helemaal niet zo vanzelfsprekend. Dingen die we in de Nederlandse context heel gewoon vinden, moest ik in Colombia opnieuw ‘bevechten’. Wat ik leerde is dat je vertrouwen niet zomaar krijgt, dat moet je winnen.
Het duurde even voordat de deelnemers mijn oprechte insteek geloofden. Maar het resultaat mocht er zijn! Er zijn trouwens heel wat situaties in Nederland waar we wat mij betreft ook wat meer energie in dat bevechten en vertrouwen wekken moeten steken, in plaats van meteen in de inhoud te schieten. Dit komt het resultaat van je inspanningen vast en zeker ten goede!
