Staf en management zijn dienend aan het primaire proces. Aan de mensen die het dagelijkse werk doen en zo voortdurend bewijzen waarvoor de organisatie bedoeld is. Zorg verlenen, lesgeven, producten maken, burgers helpen met die diensten die zij zelf niet kunnen regelen, cadeautjes geven aan zoete kinderen.
Een omgekeerde benadering
Neem je het dagelijkse werk als vertrekpunt dan is dit een open deur van jewelste. Toch is de praktijk vaak een stuk weerbarstiger. Stafafdelingen zijn in de vorige eeuw uitgegroeid tot bastions die het management helpen systemen te ontwikkelen (en als poortwachters in stand houden) die de bewegingsruimte van de organisatie dicteren. Het leidt ertoe dat teamleiders en medewerkers alleen nog mogen, kunnen en durven te doen wat het systeem toelaat. Veel KPI’s van organisaties gaan over het vermogen aan de systeemeisen te voldoen in plaats van de eisen die de leefwereld, de klanten aan de organisatie stellen. Het belang en de wensen van die klant of burger wordt uiteraard onderkend, maar de oplossingen die we ze aanbieden worden beperkt door de mogelijkheden die het woud aan regels, procedures en technologische capaciteit lijkt toe te laten. Het plaatst afdelingen als ICT, Inkoop, Finance, HR en Communicatie in een oneigenlijke machts- of gezagspositie. Deze tijd vraagt om een omgekeerde benadering: de vragen uit de leefwereld zijn leidend voor hoe we onze organisatie inrichten, systemen volgen. Ze maken gedrag mogelijk in plaats van het te begrenzen.
Stafmedewerkers moeten managers en medewerkers ondersteunen
Op mentaal niveau lijkt het er soms op dat stafmedewerkers veronderstellen dat zij intellectueel superieur zijn aan de medewerkers van de organisatie. Zij worden daar in gesteund door het topmanagement die ze om dezelfde reden in stand houden en in positie brengen. En zo nemen stafafdelingen de leiding in organisatieveranderingstrajecten die zijzelf zowel inhoudelijk als procesmatig ontworpen hebben. Trajecten die tot mislukken gedoemd zijn omdat ze voorbij gaan aan de belevingswereld, kennis en netwerken van medewerkers. Moeten we stafafdelingen dan maar afschaffen? Nee, natuurlijk niet. We houden behoefte aan specialisten die iets kunnen dat anderen niet kunnen (!). Of er de tijd niet voor hebben. Zoals HR, ICT of communicatiespecialisten. Specialisten die zich bewust zijn van hun dienende rol en daar naar handelen. Niet zichzelf centraal stellen maar managers en medewerkers ondersteunen in hun dagelijkse werk.
Topmanagement moet vertrouwen hebben
Het vraagt van het topmanagement om vertrouwen in de kwaliteiten van teamleiders en hun medewerkers. Om leiderschap te delegeren aan hen die meer dan wie dan ook in direct contact staan met de omgeving waar de organisatie dagelijks haar bestaansrecht bewijst. Niet zozeer vanuit morele of normatieve overtuigingen, maar vanuit het besef dat organisaties zich alleen zo sneller kunnen aanpassen aan de dynamiek van de wereld om ons heen.
