Jouw jaarverslag als inspirerende marketingtool
Marketing

Jouw jaarverslag als inspirerende marketingtool

Het einde van 2020 nadert. Dit is voor veel organisaties dé tijd om terug te kijken op het afgelopen jaar. En wat voor jaar was het! We bleken met z’n alle flexibeler dan we ooit hadden gedacht. Werken vanuit huis en online vergaderen en samenwerken is inmiddels gesneden koek. 

Hoe maak jij van jouw (saaie) jaarverslag een onvergetelijke marketingtool? In dit blog lees je concrete tips om jouw  jaarverslag als een goed gelezen marketinginstrument in te zetten.

wo 16 december 2020 - DOOR Armijn Woudman
Terug naar overzicht

Jouw jaarverslag als inspirerende marketingtool

In veel organisaties wordt het jaarverslag gezien als een jaarlijks terugkerende verplichting om verantwoording af te leggen. De verplichte jaarrekening geeft inzicht in de financiële situatie. Het verslag biedt een overzicht van wat er in het betreffende jaar is gebeurd. In theorie zit een jaarverslag boordevol informatie die voor veel interne en externe stakeholders heel interessant is. Ervaring leert echter dat zo’n document weinig inspirerend is en in de praktijk nauwelijks wordt gelezen. 

Een gemiste kans, vinden wij! Een jaarverslag is bij uitstek een geschikt middel om jouw stakeholders te enthousiasmeren. Met creatieve uitingen verstevig jij jouw identiteit en positioneringen maak je van jouw jaarverslag een succesvolle én inspirerende marketingtool.

Bepaal wie je doelgroep is!

Verdiep je in je doelgroep, bijvoorbeeld door middel van het maken van persona’s! Wie gaat het jaarverslag lezen? Denk aan het bestuur, de aandeelhouders, stakeholders, eigen medewerkers en hun professionele en sociale netwerk. En wat willen zij weten? En hoe verpak je die informatie op een aansprekende manier? Welke taal en tone-of-voice sluit goed aan? Door de wensen en behoefte van de lezer als uitgangspunt te gebruiken maak je een jaarverslag met potentie.

Kies voor een kanaal dat aansluit bij de doelgroep. Of een combinatie. De mogelijkheden zijn eindeloos. Denk bijvoorbeeld aan: een website, een one-pager, een video, een (interactieve) PDF, een online magazine of – lekker retro – print. Zoek de juiste balans tussen professionaliteit en toegankelijkheid. Vermijd ingewikkelde zinnen en vakjargon. Zoek naar manieren om feiten op een aansprekende manier te delen. Wees creatief in je rubrieken. Denk bijvoorbeeld aan “wist-u-datjes’, tips, een heldere infographic of zelfs een goed recept. Je houdt het luchtig door ook een persoonlijke touch toe te voegen. Zet bijvoorbeeld nieuwe of jubilerende medewerkers in de spotlights. Te veel informatie is nooit goed, dus houd het kort. Overtuig de lezer met feiten en cijfers frame die informatie op een manier die aansluit bij de belevingswereld van je lezer.

Jouw jaarverslag als inspirerende marketingtoolVoor NAGF (Nationaal Actieplan Groenten en Fruit) maakten we een jaarverslag met daarin een heerlijk recept en infographics om trots op te zijn. Dat na twee weken alle jaarverslagen op waren is de oplage zelfs verdubbeld. Terwijl er op voorhand gedacht werd dat niemand het jaarverslag zou lezen!

 

 Verzamel de inhoud

Selecteer de relevante informatie en zoek naar vormen om die informatie aantrekkelijk te presteren. Een toelichting op de strategie van je bedrijf, het personeelsbeleid, duurzaamheid en financiën. Allemaal belangrijke ingrediënten van een goed jaarverslag. Maar een jaarverslag komt pas echt tot leven als je die feiten en cijfers verpakt in een pakkend verhaal. Vertel het verhaal vanuit verschillende perspectieven, zowel vanuit de medewerker als vanuit de gebruiker. Maak gebruik van de (digitale) mogelijkheden en maak reportages, interviews, infographics, video’s en foto’s! De beste elementen uit het jaarverslag gebruik je het hele jaar door in je communicatie. Denk aan een infographic op LinkedIn of een animatie op Facebook of Instagram. Deze onderdelen maken het verslag interessanter én dragen bij aan je marketingdoelstellingen. Op deze manier is het jaarverslag geen eenmalige inspanning, maar een investering waar je de rest van het jaar plezier van hebt.

 De meeste jaarverslagen beginnen met een stukje van de directeur (wat toch stiekem altijd erg zendergestuurd is). Een goed begin is het halve werk, dus maak hier meteen een knaller van! Hier kun je ook een leuk interview of video van maken. Vraag de directeur waarom de organisatie eigenlijk bestaat? En waarom hij eigenlijk de directeur is? Wat zij of hij wilde worden toen ze jong waren. Wat zijn de persoonlijke drijfveren en passies? Dit kan een hele verrassende kijk op leveren. Zet daar een goede foto bij met een pakkende quote en het begin van je inspirerende jaarverslag is er! 

Uiteraard mag een hoofdstuk ‘Communicatie’ niet ontbreken. Hierin biedt je lezers een (visueel) overzicht van de activiteiten die zijn uitgevoerd en welke resultaten dit heeft opgeleverd. Maak dit zo concreet mogelijk, bijvoorbeeld door middel van een (tevredenheids)onderzoek of analyse van data. Wat hebben marketingcampagnes opgeleverd? Hoeveel likes waren er? En hoeveel nieuwe volgers? Welke uitdagingen waren er en hoe is daar mee omgegaan?  Deze cijfers helpen ook om interne stakeholders een beeld te geven van de toegevoegde waarde van de afdeling communicatie of externen te overtuigen, bijvoorbeeld in offertes. Wist je trouwens dat ons klanttevredenheidscijfer elk jaar hoger is? En dat onze website maandelijks 10.000 bezoekers heeft? Dat we de meest duurzame organisatie zijn in onze soort? Of dat onze medewerkers gelukkiger zijn op hun werk dan bij andere organisaties? Dit soort feiten zijn allemaal argumenten die bijdragen aan een positief imago. Vergeet ook niet om al een tipje op te lichten van het aankomende jaar. Welke voorspellingen doe je? Welke trends gaan er spelen?

Jouw jaarverslag als inspirerende marketingtool In deze infographic zie je de toename in het aantal bezoekers en welke inspanningen daaraan ten grondslag lagen.

Geef je jaarverslag een naam

Als ik een document tegenkomt met de titel “jaarverslag 2020” krijg ik niet enorm veel zin om het te lezen. Maar noem het “Jaarmagazine 2020” met als ondertitel “de hoogtepunten van 2020!” en het klinkt al veel aansprekender,  Als je dat ziet, dan krijg je zin om het op te pakken. Een goede naam geeft ook inspiratie voor het concept, de vormgeving en een creatieve cover.

Bedenk een creatief concept 

Laat je inspireren door de vormgeving van je favoriete magazine of website. Relevante thema’s kun je uitlichten. Is duurzaamheid een thema? Dan kun je dit in je vormgeving ook laten zien, bijvoorbeeld op de omslag en in de (onder)titel van je jaarverslag. De vormgeving heeft ook een gunstige invloed op de leesbaarheid. Houd daarom rekening met de grootte van je lettertype, de keuze van je lettertype en je lay out. Met meerdere kolommen krijg je een speels uitziende pagina. Licht bepaalde delen van de tekst uit in een grote quote die in een foto staat. Zinnen van een bepaalde lengte zijn nu eenmaal prettiger te lezen. Een zin is liever niet langer dan 15 woorden. Varieer de grootte en vetheid en kleuren van je letters om binnen een huisstijl toch hiërarchie in je teksten aan te brengen. Kies dus een font wat verschillende gradaties lettertypen heeft om uit te putten (light, roman,semi bold, bold, black, etc). 

 

Maak het beeldend!

Natuurlijk moet je beeld gebruiken om de boel een beetje prettig uit te laten zien. Een goede tekst/beeldverhouding zit rond de 40% beeld versus 60% tekst. Kijk voor inspiratie ook daarvoor naar je favoriete magazine. En met beeld bedoel ik foto’ s, maar ook illustraties of infographics. Want zeker infographics zijn een hele effectieve manier om feiten en cijfers een verhaal te laten vertellen. Reken bijvoorbeeld eens uit hoeveel reiskosten je dit jaar hebt bespaard met thuiswerken? Hoeveel kilometer was dit bij elkaar? Hoeveel liters brandstof heb je bespaard? Kun je daar een zwembad mee vullen? Hoe vaak zou je daar de wereld van rond kunnen rijden? Dit soort beeldspraak maakt een cijfers veel interessanter en kun je met een infographic uitbeelden. Deze infographics zijn ook erg effectief om te delen op social media en kunnen onderdeel zijn van je marketingcampagne. Wist je dat infographics de meest gewaardeerde posts zijn op social media?

Je kunt het afgelopen jaar eruit laten zien als een timeline, met data en icoontjes die jouw jaarverhaal vertellen. Deze icoontjes kun je weer gebruiken bij je inhoudsopgave. En maak je je jaarverslag digitaal, dan kan je timeline meteen de navigatie zijn van je jaarverslag. 

Jouw jaarverslag als inspirerende marketingtool Deze infographic maakten we voor D66 en werd gebruikt in het jaarverslag en werd gedeeld op social media kanalen.

Ga digitaal!

Er zijn veel redenen om je jaarverslag digitaal  te maken. Het is natuurlijk makkelijker te delen dan een fysieke versie. Bewegend beeld en video geven kunnen je jaarverslag ook een extra dimensie geven. Ook kun je bepaalde onderdelen interactief maken, zoals je timeline. Maar ook je infographics kun je interactief maken. Je kunt verwijzingen maken naar je blogs, artikelen en cases. En de andere kant op kan ook, je kunt ook jouw social media inzetten om je jaarverslag te promoten. Want met deze tips maak je van jouw jaarverslag zeker een succesvolle marketinguiting.

 

Papier

Je kunt er ook voor kiezen om je jaarverslag (ook) fysiek te laten maken. Met digitaal drukken kun je dit ook voor relatief lage kosten in kleinere oplage doen. Het werkt toch ook goed om in het kantoor op plekken het jaarverslag (wat eruit ziet als een magazine) neer te leggen. Mensen vinden het toch ook fijn om een papieren jaarverslag in handen te nemen, het papier te voelen en zelfs te ruiken.

 

Go pro!

Een tekstschrijver inhuren is een goed idee om de teksten effectiever en beter leesbaar te maken. Hierop bezuinigen is natuurlijk zonde. Ook loont het om een vormgever in te schakelen om ervoor te zorgen dat alles er professioneel en binnen de huisstijl uitziet en om de infographics vorm te geven. Dan draagt het bij aan het image en de identiteit van de organisatie. Nietszeggend stockmateriaal is ook niet erg bevorderlijk. Behandel jouw jaarverslag als een marketingtool en laat goede foto’s en video’s maken.

 

Tien tips op een rijtje:

  • Neem de wensen en behoefte van de doelgroep als uitgangspunt
  • Wees creatief! Denk na over een tof concept en vormgeving
  • Breng het verhaal tot leven: laat ook anderen aan het woord, maak het concreet en gebruik veel beeld
  • Complexe informatie komt beter tot zijn recht in een aansprekende vorm, zoals een infographic of animatie
  • Maak het interactief en neem verwijzingen op naar andere (corporate) middelen
  • Ga voor een combinatie van offline en online.
  • Denk na over hoe je het jaarverslag wilt verspreiden
  • Gebruik elementen van het jaarverslag gedurende het jaar in je corporate communicatie
  • Gebruik het jaarverslag als aanleiding om collega’s en stakeholders te laten zien wat jij als communicatieprofessional in huis hebt
  • Wees tijdig met het inschakelen van specialisten. De beste bureaus zitten vaak het eerste vol!

Ben je klaar om van jouw jaarverslag een inspirerende marketingtool te maken? Als we je kunnen helpen, hoor ik het graag!

Groet Armijn

Delen