Succesvol een online sessie organiseren

Hoe organiseer je succesvol een online sessie? Hoe creëer je een vibe die prikkelt en creatief is?

De afgelopen maanden hebben wij bij HVR niet stil gezeten. We hebben het eigenlijk drukker dan ooit. Want … met elkaar in contact blijven en het gezamenlijk bedenken van  slimme oplossingen is belangrijker, maar ook uitdagender dan ooit. Online kan meer dan je denkt. Wij vonden online werkvormen om slimme en gedragen oplossingen te bedenken in minder tijd. Die ervaringen delen we graag jou!

Ook kleur, beeldmateriaal, interactie én de juiste tone of voice helpen om je online sessie succesvol te maken.

Online samenwerken met Miro

Wij zijn fan van het programma Miro. Met één linkje geef je deelnemers toegang tot een online whiteboard waarop je realtime met elkaar kunt samenwerken. Deelnemers kunnen meekijken, ideeën aandragen en feedback geven door middel van post-its, stemmen, op het whiteboard tekenen of afbeeldingen en video’s toevoegen. Afhankelijk van het doel van de sessie kies je één of meerdere werkvormen. Je kunt kiezen uit bestaande templates of een eigen board maken. Het is mogelijk om meerdere whiteboards naast elkaar zetten. Die maakt je zichtbaar wanneer jij dat wilt. Je kunt elementen uit het template vastzetten en rechten van deelnemers bepalen, waardoor het geen puinhoop wordt. De tool is toegankelijk en gebruiksvriendelijk. Tijdens de sessie kun je precies zien waar een deelnemer zich op het bord bevindt. Je kunt het gesprek met deelnemers aangaan via de video of chat. Je kunt de Miroboards opslaan als template, zodat je een sessie eenvoudig kunt herhalen. Ook zijn losse plugins te installeren met koppelingen naar andere programma’s, zoals Sketch, Marvel, SurveyMonkey en nog veel meer.

Nu een aantal praktische tips, zodat jouw online sessie een groot succes wordt:

1: Bereid je goed voor

Zorg voor een duidelijke instructie (welke software en hardware hebben deelnemers nodig?) en heldere voorwaarden (aan welke spelregels moeten zij zich houden?). Om technische problemen te voorkomen stuur je deelnemers van de te voren een (video)instructie en/of oefenbord toe. Maar dat is nog niet voldoende. Voor een succeservaring moet je er iets unieks van maken! Bijvoorbeeld door:

• Deelnemers van te voren snacks of een andere teaser toe te sturen
• Een landingspagina met de agenda, de bio van sprekers en een count down
• Stuur deelnemers van te voren ‘huiswerk’ toe, zodat ze meteen aan de slag kunnen
• Vink de agenda af, zodat duidelijk is waar deelnemers zich in het programma bevinden en wat er nog aankomt

Zorg ervoor dat het doel en de gewenste resultaten van te voren kraakhelder zijn. En kies de werkvormen die daarbij passen. Bereid de borden tot in de puntjes voor, zodat daar geen belemmeringen ontstaan. Bouw het programma op in korte blokken en zorg voor voldoende rustmomenten voor koffie en thee, beweging en wc stops.

Door je sessie goed voor te bereiden, maak je er een ervaring van om nooit te vergeten!

2: Maak het persoonlijk

Het ontwerpen van boards is enorm eenvoudig. Je kunt putten uit een rijk palet aan templates, maar je hebt ook razendsnel je eigen board gemaakt. Voor onze opdrachtgevers maken we boards in hun eigen huisstijl. Met een logo en eigen kleurenpallet ziet het er herkenbaar, professioneel en ‘eigen’ uit. n. Je maakt eenvoudig de koppeling met de programma’s die gangbaar zijn in de context, zoals Teams, Webex of Zoom. Start de sessie met een kennismaking. Het is belangrijk om de juiste sfeer neer te zetten, zodat een veilige en vertrouwde omgeving ontstaat waarin de deelnemers zich durven uiten. Hoe beter je elkaars belangen en perspectieven kent, hoe beter je op elkaar kunt voortbouwen qua ideeën.

3: Zet creatieve werkvormen in

In een online werkomgeving kun je een breed palet aan interactieve media en werkvormen inzetten om deelnemers te prikkelen en te activeren. Het verrassingselement is groter, dan bij een live sessie, omdat online meer mogelijk is. Dat is maar goed ook, want .. in een live sessie kun je gebruik maken van de sfeer van de ruimte, kilo’s lekkere snacks en muziek. De deelnemers zijn er letterlijk even uit. Met een goede voorbereiding zorg je ervoor dat jouw online sessie dit kan overtreffen:

• Zorg voor afwisseling en bouw verrassingselementen in, zodat de aandacht van de deelnemers niet verslapt. Denk aan: een video, een (multiple voice of open) vraag, een stemronde etc.
• Bouw spelelementen in, bijvoorbeeld met een timer bij vragen
• Voeg voting-apps toe, zodat je stellingen of nieuwe ideeën kunt valideren
• Werken in subgroepjes
• Maak het gezellig met een achtergrondmuziekje

Voorbeeld waarbij men kan stemmen op een stelling.

4: Zorg voor een heldere rolverdeling

Zorg voor een goede rolverdeling. Omdat, je de deelnemers niet (altijd tegelijkertijd) kunt zien moeten de taken nog beter worden verdeeld. Wij werken altijd met een team dat bestaat uit:

• De facilitator: leidt de sessie in goede banen, is onafhankelijk, geeft energie, zorgt voor structuur en voorkomt chaos, bevordert interactie, voorkomt dat deelnemers afhaken of stil blijven en zorgt ervoor dat het gewenste resultaat wordt bereikt.
• De technisch begeleider: helpt deelnemers via een hulplijn bij (technische) vragen, zodat iedereen mee kan doen. Ook kan deze persoon helpen bij het ordenen van de input, zodat de sessie vlekkeloos verloopt.
• De deelnemers: beschikken over de rechten die zij nodig hebben om deel te kunnen nemen, overbodige functionaliteiten schakelen we uit, zodat zo min mogelijk ruis ontstaat.

Maar ook de opdrachtgever heeft een belangrijke rol in het proces. Dit is een persoon die:

• over de inhoudelijke kennis beschikt, zodat we de inhoud klopt en we de juiste taal en tone of voice gebruiken
• die over een relevant netwerk beschikt, zodat de mensen om tafel zitten die nodig zijn om te komen tot slimme en duurzame oplossingen
• zowel de deelnemers als de eigen organisatie goed kent, zodat het proces soepel verloopt en de resultaten op de goede plek belanden

Toepassingen

In de afgelopen maanden hebben we voor verschillende opdrachtgevers online sessies uitgevoerd. Hieronder een aantal voorbeelden, zodat je er een idee krijgt:

• Het herijken van de organisatiestrategie en het bepalen van de benodigde acties met het MT én een sessie voor meer dan 100 medewerkers om hen hierin mee te nemen en hun bijdrage concreet te maken.
• Het ontwikkelen van een businessplan en een tijdlijn al actielijst
• Het bepalen van de juiste communicatiestrategie (inhoud en vorm) met diverse stakeholders.
• Het ophalen en delen van kennis en ervaringen van overheden en kennisinstellingen
• Het ontwikkelen van een nieuwe communicatiemiddelen, zoals een website

Hier zie je hoe tientallen gebruikers bewegen over je whiteboard. Geweldig om te zien!

Wat wij ontdekten is dat een online whiteboard dwingt om zaken concreet te maken, daarover het gesprek aan te gaan met betrokkenen en keuzes te maken. In een proces met online en offline ontmoetingen zorgde dit whiteboard voor houvast en overzicht. Nieuwe inzichten voeg je gemakkelijk toe. En je kunt de voortgang goed monitoren. De boards kun je exporteren als pdf, zodat je deze netjes na kunt sturen of zelfs als een magazine kunt terugkoppelen. We hebben gemerkt dat fysieke producten erg goed werken. Juist als de sessie online heeft plaatsgevonden. Want hoe leuk is het om van de sessie een magazine te krijgen? En dit is natuurlijk fantastische reclame om je stakeholders te overtuigen.

Enthousiast geworden?

Wil je ook op Miro kijken? Ik heb een board gemaakt waar jij even op rond kunt kijken, post-its kunt plaatsen en reageren.

https://miro.com/app/board/o9J_kkuZhzU=/

Wil je zelf succesvol een online sessie organiseren? Wij kunnen je helpen bij het uitwerken, faciliteren en technisch ondersteunen hiervan, zodat je het de volgende keer zelf kan!

Nog even de voordelen van online sessies op een rijtje:

• Deelname is laagdrempelig en toegankelijk
• Je kunt met oneindig veel mensen tegelijkertijd aan het werk, zonder dat het een puinhoop wordt
• In een korte tijd kun je veel informatie ophalen
• Alle deelnemers hebben een gelijke stem, waardoor een representatief beeld ontstaat
• Je behoudt draagvlak voor het resultaat
• Het organiseren van een online sessie brengt geen (extra) kosten met zich mee
• Online en offline versterken elkaar als het bord de verbindende factor in het proces is