De communicatieve organisatie: hoe ontwerp je die?

Hoe centraal staat de klant of de omgeving in jouw organisatie? Het antwoord op deze vraag is cruciaal. Dit bepaalt namelijk wat je doet, hoe je het aanpakt en met wie. Wij ontwierpen een praktisch model voor het organiseren van een communicatieve organisatie.

Wat is een communicatieve organisatie?

Steeds meer professionals realiseren zich dat hun organisatie in steeds verschillende omstandigheden haar omgeving moet begrijpen, ermee verbonden moet zijn en moet (mee)bewegen. We hebben het in onze ogen dan over een ‘communicatieve organisatie. Een organisatie waar medewerkers in verschillende omstandigheden klantgericht en omgevingsbewust zijn en verbinding maken met hun stakeholders en zo hun wensen en behoeften centraal zetten.

Hoe krijg je zo’n organisatie?

Een belangrijke meerwaarde van communicatieprofessionals ligt in het leveren van maatwerk om die communicatieve organisatie te helpen realiseren. Maatwerk is nodig, omdat de behoeften, de omstandigheden en de verhoudingen tussen organisatie en omgeving telkens verschillen. Vandaar dat wij zeggen: dé ideale communicatieafdeling bestaat niet. Maar, hoe lever je dat maatwerk?

Communicatieve organisatie in een model

Om vast te stellen welke rol de communicatieprofessionals kunnen leveren hebben we een instrument ontwikkeld dat is gebaseerd op 3 parameters:

Het doel van de interventie tussen organisatie en omgeving
De manieren van communiceren
De competenties die de individuele professional kan inbrengen vanuit verschillende rollen (buitenste ring)

Welke rol past bij jou? Doe de test!

In de buitenste ring vind lees je 4 rollen:

Expert
Regisseur
Coach
Innoflector

Ben je benieuwd naar jouw persoonlijke vertrekpunt in een communicatieve organisatie? Doe de test en kijk welke rol bij jou past.

Doe de test!

Uitleg communicatiemodel

1. Het doel van de interventie tussen organisatie en omgeving

De ene organisatie is de ander niet. Vandaar dat er niet één vorm is voor een organisatie, maar er verschillende vormen zijn. Er wordt onderscheid gemaakt op basis van:

de opgave van de organisatie, afdeling of project
de mate waarin medewerkers klantgericht- en omgevingsbewustzijn moeten zijn en verbinding maken met hun stakeholders.

In elk van deze vormen is de relatie tussen de organisatie en de stakeholders anders. Soms ligt het initiatief bij de één, soms juist bij de ander. De ene keer is een (al dan niet gezamenlijk) resultaat het doel, een andere keer staat juist de kwaliteit van de relatie zelf voorop.

Doelgericht – Relatiegericht

Moet de communicatie eraan bijdragen dat ‘de ander ’bepaald gedrag gaat vertonen of gaat het er vooral om dat er een relatie ontstaat waardoor (later) samenwerking mogelijk is?

Incidenteel – Structureel

Het maakt nogal wat uit of je als organisatie eenmalig met een stakeholder te maken hebt of juist langdurig contact met elkaar hebt.

2. Manieren van communiceren

De verschillende interventievormen vragen om een andere manier van communiceren. Vaak één waarbij het maken van contact en verbinding niet meer (alleen) kan worden overgelaten aan de communicatieafdeling. Wat betekent dat de rol en verantwoordelijkheid van de communicatieafdeling verandert. Niet het zenden van de organisatieboodschap staat centraal, maar de communicatie tussen de organisatie en haar stakeholders.

Wie vanuit de organisatie contact heeft met de stakeholders en op welke manier is afhankelijk van het doel van de interventievorm en gewenste manier van communiceren. In het geval dat er een langdurige relatie opgebouwd moet worden met een stakeholder, is het belangrijk dat de stakeholder rechtstreeks contact heeft met de inhoudelijk verantwoordelijke medewerker. Terwijl bij een eenmalige interventie dit vaak (veel) minder essentieel is.

In de praktijk zal blijken dat je vaak niet één manier van communiceren nodig hebt, maar dat het er meerdere zijn. Er is wel altijd één manier van communiceren leidend in het totale proces.

Als de verantwoordelijkheid voor het maken van verbinding minder centraal komt te staan op de communicatieafdeling omdat dit een taak wordt van iedereen in de organisatie, verandert de rol van de communicatieafdeling. Waar de nadruk op komt te liggen is onder andere afhankelijk van de opgave van de organisatie en de interactievorm.

3. Competenties en rollen van de individuele professional

Bij veel organisatievormen krijgen medewerkers zelf steeds meer verantwoordelijkheid voor de (uitvoerende) communicatie. Communicatieprofessionals nemen de communicatie niet over, maar nemen steeds meer een stimulerende en coachende rol op zich. Ook hierin zijn verschillende rollen te onderscheiden.

Nog steeds vinden veel communicatieprofessionals het lastig om hun meerwaarde te laten zien. Vaak komt dit door de vraag en verwachtingen vanuit de organisatie, maar nog vaker omdat de verschillende interventievormen en/of manieren van communiceren om een andere bijdrage van de communicatieprofessional vragen. Vandaar dat het belangrijk is om te weten waar jouw kwaliteiten als communicatieprofessional liggen, zodat je deze kunt inzetten voor de passende interventievorm en manieren van communiceren.

Doe de test!

Het hele verhaal

Benieuwd naar ons hele verhaal? Lees dan de whitepaper:

Waar begin je?

Weet je niet waar je moet beginnen bij het vormgeven van je rol als communicatieprofessional in een communicatieve organisatie? Of krijg je de organisatie niet mee? HVR kan je helpen. Of het nu gaat om het gehele ontwerp, het vaststellen van jouw rol en bijdrage of bij het bepalen van de interventie tussen je organisatie en stakeholders. Neem contact op met Chantal, of bel naar ons bureau via 070 – 346 36 16.

De communicatieve organisatie: hoe organiseer je die?