Wat verwacht u van de gemeente? Deze vraag stelde de gemeente Smallingerland aan haar inwoners. Op basis van deze input werd de nieuwe organisatievisie geschreven. Hierin staat dat de gemeente voortdurend in contact is en samenwerkt met de omgeving, door te luisteren, verwachtingen te checken en te denken in mogelijkheden. Dit vraagt om een andere rol en bijdrage van zowel organisatie als afdeling Communicatie. Hoe draag je als afdeling bij aan een ‘communicatieve organisatie’ in ontwikkeling? Chantal Kolleman (HVR Group) ging met deze vraag aan de slag, samen met de communicatieprofessionals van deze gemeente.
Aanpak
Na een uitgebreide analyse op basis van het communicatiekompas (zie hiernaast) bleek dat de afdeling Communicatie op dit moment vooral een ‘beheersende’ rol heeft. Ze werken doel- en taakgericht, waarbij de communicatie alleen gericht is op een specifiek onderwerp of probleem. Dit betekent dat er vooral via communicatiemiddelen geprobeerd wordt contact te maken met de ander. Maar volgens de organisatievisie, is de rol van ‘verbinden’ juist gewenst. Daarbij zijn de werkzaamheden van de afdeling relatiegericht en stimuleert – in al haar werkzaamheden en adviezen – het structureel contact maken met de omgeving.
De volgende stap in deze opdracht is het begeleiden van de huidige communicatieprofessionals in hun nieuwe rol. Centraal staat dat zij daarbij de verantwoordelijkheid voor de communicatie gedeeltelijk overdragen. Dat betekent dat ze collega’s in de organisatie stimuleren, helpen en coachen om in hun werk contact met de buitenwereld (oftewel: doelgroepen van de gemeente) te maken.
Luister, motiveer en communiceer
Om stappen te zetten richting de visie zijn verschillende acties op touw gezet, waaronder:
- Interne profilering van de rol en bijdrage van de afdeling Communicatie
- Samenstellen van belangrijkste doelgroepen (persona’s) waarmee de gemeente Smallingerland verbinding wil maken.
- Opstellen van een contentstrategie, waarin staat met wie je op welk moment en in welke vorm, gerelateerd aan te behalen doelen, wilt communiceren.
- Doorontwikkeling van de huisstijl naar de ‘Stijl van het huis’.
Een van de opgestelde persona’s voor de gemeente Smallingerland.
Onmisbare factoren voor succes
Om stappen te zetten richting een meer gedeelde communicatierol binnen een organisatie, zijn een aantal factoren van belang. Ook structuur en werkafspraken binnen de communicatieafdeling zelf is onmisbaar; voorkom dat medewerkers focus verliezen en te veel ad hoc-taken uitvoeren. Wat doen we wel en wat niet?
Tot slot is het belangrijk om goed voor de persoonlijke ontwikkeling en groei van een communicatieprofessional te zorgen. Niet alleen is het vak enorm in beweging en zal die kennis zo nu en dan moeten worden bijgespijkerd, ook kan onderling samenwerken hieraan bijdragen. Met een buddysysteem of regelmatige intervisie kunnen collega’s elkaar veel leren en verder helpen.
Resultaat
Zo bouw je aan een communicatieafdeling die beschikt over de juiste kwaliteiten en competenties om de verschillende communicatievragen vanuit de organisatie, nu en in de toekomst, op te kunnen pakken. Een afdeling die door haar diversiteit en professionaliteit van meerwaarde is voor de gehele organisatie. De gemeente Smallingerland is er in elk geval hard mee aan de slag en zet flinke stappen naar een professionele bijdrage aan een communicatievere organisatie.
Meer weten
Meer weten? Lees dan de whitepaper!
