Herstructurering van communicatiefuncties Vrije Universiteit Amsterdam project HVR Group
Strategie

Herstructurering van communicatiefuncties

Terug naar overzicht

Om van toegevoegde waarde te zijn voor studenten en wetenschappers te moeten universiteiten meer aandacht besteden aan positioneren en communiceren.

Echter veel mensen zijn – terecht – van mening dat geld en aandacht primair naar het onderwijs en onderzoek moet gaan. In die context wilde de Vrije Universiteit werken aan een herstructurering van haar communicatiefuncties. Wij werden gevraagd om dit proces te helpen ontwerpen en implementeren.

De herstructurering van de communicatiefuncties van de VU moest het volgende opleveren:

  • een betere balans tussen de universiteit en de faculteiten;
  • een duidelijker toegevoegde waarde voor onderwijs en onderzoek;
  • een hoge professionele kwaliteit.

Aanpak

Na een gedegen analyse van interne en externe omgeving en met grote betrokkenheid van bestuur en faculteiten, hebben we een organisatie-ontwerp opgeleverd dat communicatie als ‘domein’ definieerde i.p.v. als afdeling: er komt één expertisecentrum waar concern en faculteiten in gelijke mate gebruik van kunnen maken, met account managers voor alle faculteiten en diensten en met gemeenschappelijke specialisaties (o.m. research, data-management, content-creatie, online/offline strategie). Dit expertisecentrum kan niet alleen veel doelgerichter voor de universiteit werken, maar ook aanzienlijk kleiner zijn dan de eerdere communicatieafdelingen bij elkaar. De totale formatie kon krimpen met ca. 40%.

Al voordat de daadwerkelijke organisatiewijziging van start ging hebben wij een “VU Communicatie en Marketing Academy” opgezet. Daar konden alle communicatiemedewerkers die binnen de VU actief waren -ongeacht de vraag of ze mee zouden gaan in de nieuwe organisatie-  state-of-the-art kennis opdoen rond allerlei facetten van het vakgebied. Colleges en werkgroepen met koplopers uit het vak. Van Data-analyse tot Netwerkvorming. Van Online presence tot merkenbeleid. Zo konden ze zich voorbereiden op een eventuele nieuwe rol in de organisatie dan wel zich verder scholen voor het geval zij op zoek moesten gaan naar een functie buiten de VU.

Resultaat: communicatie dichter bij de werkvloer

De organisatieverandering is afgerond, inclusief plaatsingen en het ondersteunen van boventalligen naar een andere plek. Communicatie werkt nu veel dichter ‘bij de werkvloer’ van faculteiten en diensten.

In contact komen

Ben je benieuwd of wij je kunnen helpen met jouw vraagstuk? Laat het ons weten, we kijken graag met je mee.

Neem contact op