Vlaanderen en Nederland werken samen aan de veiligheid, toegankelijkheid en natuurlijkheid rondom de Schelde. De Vlaams-Nederlandse Scheldecommissie (VNSC) neemt beslissingen over het beleid en beheer in dit gebied en voert een uitgebreid wetenschappelijk onderzoeksprogramma uit. Sinds 2017 verzorgen wij de communicatie rondom alle activiteiten van de VNSC.
Duurzame verbindingen tussen de VNSC en haar stakeholders creëren en borgen is een belangrijke pijler binnen de communicatieaanpak. Verbinding tussen partijen met eigen belangen en expertises als het gaat om de Schelde: overheidsorganisaties, landbouw, havenbedrijven, recreatie en toerisme, natuurorganisaties uit België en Nederland. Het Scheldesymposium is hét moment in het jaar waarop deze partijen elkaar ontmoeten en er op grootschalig niveau kennis wordt uitgewisseld.
Aanpak
De organisatie van het Scheldesymposium 2018 lag in onze handen. Na 4 jaar van grondig onderzoek en intensieve monitoring was 2018 het jaar van de resultaten en conclusies. Samen met onderzoekers en beleidsmakers vonden we de rode draad in deze berg van informatie en maakten we de vertaalslag naar een helder verhaal over de trends en uitdagingen in het Schelde-estuarium. Een verhaal voor en door stakeholders van de VNSC.
Naast procesbegeleider voor de inhoud waren wij verantwoordelijk voor de volledige organisatie van het Scheldesymposium. Van uitnodiging tot aftermovie, van catering tot techniek en van plenaire tot break-out sessies. Bij een grootschalig evenement als het Scheldesymposium lieten we niets aan het toeval over. Strakke planningen, oog voor detail en goede briefings zorgden ervoor dat de dag vlekkeloos verliep.
Resultaat
Ruim 200 stakeholders bezochten het Scheldesymposium 2018 in Antwerpen. Uit de reacties en de evaluatie achteraf hebben we mogen constateren dat de bezoekers met een tevreden gevoel naar huis gingen. Het thema en de uitwerking ervan sloten goed aan op de informatiebehoeften, de diepgang in het programma werd gewaardeerd en ook de organisatorische aspecten kregen goede feedback. Zo speelt het Scheldesymposium steeds een belangrijke rol bij de ontmoeting en kennisuitwisseling tussen partijen die verbonden zijn aan de Schelde.
Andere werkzaamheden
HVR Group verzorgt de gehele communicatie voor en over de VNSC. Dat betekent dat we naast het jaarlijkse Scheldesymposium ook verantwoordelijk zijn voor de ontwikkeling van middelen zoals de Scheldenieuwsbrief, Scheldetopics en het jaarlijkse Scheldemagazine. Daarnaast verzorgen wij het dagelijks beheer van de website en LinkedIn waarvoor we samenwerken met een contentnetwerk: een netwerk bestaande uit communicatieprofessionals die net als de VNSC over de Schelde communiceren. Ook hier staat verbinding centraal. Door proactief elkaars content te delen blijven we op de hoogte van ontwikkelingen die we vervolgens met een breed publiek kunnen delen. Tot slot ondersteunen en adviseren we de VNSC bij het optimaliseren van stakeholderparticipatie.
Headerbeeld: Anita Eijlers
