Vlaanderen en Nederland werken samen aan een veilig, toegankelijk en natuurlijk Schelde-estuarium. De Vlaams-Nederlandse Scheldecommissie (VNSC) neemt beslissingen over het beleid en beheer in dit gebied en voert wetenschappelijk onderzoek uit. Kennis uitwisselen en duurzame verbindingen met haar stakeholders zijn daarbij cruciaal.
Van Antwerpen naar online
Het jaarlijkse Scheldesymposium van de VNSC is een van de belangrijkste momenten. Dan komen in Antwerpen zo’n 200 mensen die betrokken zijn bij de Schelde samen. Van overheidsorganisaties tot havenbedrijven, recreatie en toerisme, landbouw, natuurorganisaties en onderzoeksinstelling uit Vlaanderen en Nederland. Tijdens het ochtendvullende programma is er volop gelegenheid tot kennis delen, inspirerende presentaties en bijpraten. Een fysieke ontmoeting was in 2020 door het coronavirus helaas niet mogelijk. In opdracht van de VNSC zochten we daarom naar een passend digitaal alternatief. En zo ontstond Schelde Live.
Nieuw concept
Het vertrouwde concept van een fysiek symposium ging op de schop. Want een digitaal evenement vraagt om een ander programma met een andere dynamiek. Hoe houd je mensen vanaf een scherm een paar uur geboeid? Hoe krijg je ze zover om actief deel te nemen? We kozen daarom voor een format met veel afwisseling en volop ruimte voor interactie. Dat betekende wel: keuzes maken. In plaats van een hele ochtend kozen we voor een online sessie van ruim twee uur met de helft aan onderwerpen. Een mix van gesprekken, video’s en interactieve elementen zoals een fotowedstrijd, Q&A’s en stellingen zorgde voor een afwisselend programma. Schelde Live werd uitgezonden vanuit een professionele studio met Ann De Bie als vertrouwde host, enkele fysieke sprekers en sprekers via Zoom. De tv-ervaring van Ann en professionele videopartij zorgden voor een strakke uitzending.
‘’Met de VNSC organiseren we ieder jaar een Scheldesymposium, bij uitstek hét moment om persoonlijk met de Scheldestakeholders in gesprek te gaan en onze werkzaamheden toe te lichten. Door de coronamaatregelen konden we niet fysiek samenkomen. Gelukkig schakelde ons VNSC communicatieteam snel; met de organisatie van ‘Schelde live’ kregen we een waardige vervanger van ons jaarlijks symposium. Schelde Live werd interactief digitaal event met onze stakeholders dat goed werd bijgewoond.’’
– Willem Vuylsteke, secretaris VNSC namens Vlaanderen.
Van A tot Z
Ook in in 2020 verzorgde HVR wederom de volledige organisatie van het evenement. Samen met inhoudsdeskundigen bepaalden we de onderwerpen voor Schelde Live en de insteek ervan. Vervolgens kozen we een passende vorm: gesprek, video, interactie of een combinatie hiervan. Ook de organisatorische en praktische kant van zo’n digitaal evenement pakken we op. Voor deze digitale editie zochten we een professionele partij voor de techniek, bedachten we een sterk concept voor de studio, zorgden we voor een goede promotiecampagne en een heldere briefing aan de dagvoorzitter en alle sprekers. Kortom: eventmanagement van A tot Z!
Showtime
Met gezonde spanning en vooral veel enthousiasme gingen we op 1 december om 14.00 uur live met Schelde Live. De uitzending verliep vlekkeloos en het publiek deed actiever mee dan we hadden durven hopen. Er werden volop vragen gesteld die we vanuit de control room beantwoordden of rechtstreeks doorspeelden naar de studio. Schelde Live trok op de dag zelf zo’n 200 live kijkers. De weken en maanden erna kwamen daar nog ongeveer 60 kijkers bij die de uitzending (of delen ervan) via YouTube terugkeken. In totaal bereikten we meer mensen dan tijdens het fysieke symposium. Een mooi voordeel van digitale bijeenkomsten! Ook inhoudelijk werd Schelde Live goed beoordeeld door de kijkers. Via de afsluitende vraag tijdens de uitzending en het evaluatieformulier achteraf kregen we mooie reacties.
De volledige opdracht voor de VNSC
HVR verzorgt sinds eind 2017 de gehele communicatie voor en over de VNSC. Behalve het jaarlijkse Scheldesymposium zorgen wij voor de (door)ontwikkeling van diverse middelen zoals de Scheldenieuwsbrief, Scheldetopics en het jaarlijkse Scheldemagazine. Ook de website en de LinkedIn-bedrijfspagina van de VNSC worden door ons beheerd. Om de doelgroepen van de VNSC van actuele en relevante informatie te voorzien, werken we samen met een contentnetwerk: een netwerk met communicatieprofessionals die net als de VNSC over de Schelde communiceren en waar onderling kennis en content wordt gedeeld. Tot slot ondersteunen en adviseren we de VNSC om stakeholderparticipatie en interne communicatie en procesmanagement te optimaliseren.
