Webredactie en monitoring gemeenten van de toekomst hvr group
Realiseren

Webredactie en monitoring

Terug naar overzicht

Gemeenten van de Toekomst was op zoek naar een partij die voor hen de website en social media ging beheren, redactie zou voeren en zou analyseren en terugkoppelen waar verbeterpunten lagen. Gemeenten van de Toekomst is een programma van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. Het ondersteunt gemeenten bij de verschillende decentralisaties in het sociaal domein, de fysieke leefomgeving en bij toekomstbestendig bestuur. Een belangrijk communicatiemiddel bij die ondersteuning is de website www.gemeentenvandetoekomst.nl.

Van delen naar creëren

HVR Group startte volgens de bestaande redactieformule van Gemeenten van de Toekomst met het delen van content van andere sites en merkte al snel op dat gemeentenvandetoekomst.nl op deze wijze de eigen doelen niet echt bereikte. De website was erg groot en onoverzichtelijk. Daarbij voegde de website niet veel toe omdat alle inhoud al ergens op andere platformen online stond. De website trok dan ook niet veel bezoekers.

Vernieuwde site en nieuwe redactieformule

Het programma besloot op basis van de terugkoppeling van HVR een flinke stap te zetten: van content delen naar content creëren. Samen met HVR stelde gemeenten van de toekomst de strategie voor de website scherp op: inspireren en verbinden van gemeenteambtenaren en -bestuurders bij de decentralisaties. Niet meer door content van andere partijen te delen, maar juist door de eigen unieke content te maken die de eigen beleidsthema’s verbinden aan de behoefte en vragen van gemeenteambtenaren. De strategie werd in samenwerking met Noblestreet verwerkt in een nieuwe redactieformule en bijpassende website. Begin 2017 ging de nieuwe gemeentenvandetoekomst.nl live.

Constante monitoring onderdeel redactie

HVR voert sindsdien de redactie over de website en social media-accounts volgens de redactieformule en in overleg met de redactie van Gemeenten van de Toekomst. Ook versturen we tweewekelijks een nieuwsbrief naar duizenden ambtenaren. Elke twee weken is er redactieoverleg over welke onderwerpen geschikt zijn voor de website. Bij dat overleg staat de beleidsagenda (voor aanbodgestuurde content) en de monitoringsrapportages (voor vraaggestuurde content) centraal. Gemeenten van de Toekomst verzorgt de beleidsagenda en HVR levert de monitoringsrapportages opgesteld met behulp van verschillende monitoringstools als Buzzcapture, Mailchimp en Google Analytics. Gemeenten van de Toekomst gaat ook met deze rapportages de eigen organisatie in om die op de hoogte te stellen van wat er online leeft onder hun doelgroep en contactpersonen.

Constante optimalisatie

Na de vernieuwing stond de website en social media als een huis. Toch kwamen er van allerlei kanten verzoeken voor kleine aanpassingen in functionaliteit, content en vorm. Dat past bij online communicatiemiddelen: die zijn nooit af en moeten doorlopend doorontwikkelen om aan de behoeften te kunnen blijven voldoen. Om de communicatiemiddelen gericht en samen doorlopend te kunnen optimaliseren hebben we een proces ingericht. Het volgende proces doorlopen we elke vier maanden:

  • We bepalen in overleg welk gewenst en ongewenst gedrag we verwachten op de site
  • We meten en analyseren het vertoonde bezoekersgedrag met o.a. Hotjar en Google Analytics
  • We trekken conclusies uit het gemeten bezoekersgedrag en maken keuzes voor verbeteringen in inrichting, functionaliteit, vorm of content. Daarnaast bepalen we welk gewenst en ongewenst gedrag we verwachten op de site.
  • We voeren de aanpassingen door
  • We meten en analyseren het vertoonde bezoekersgedrag met o.a. Hotjar en Google Analytics
  • We trekken conclusies …

Positie bepalen

Tijdens het scherpstellen van de strategie merkte Gemeenten van de Toekomst dat het belangrijk is om de omgeving in beeld te hebben om te bepalen waar zij gemeenten het beste in kunnen ondersteunen. Zij vroegen ons om rondom enkele belangrijke thema’s de omgeving in beeld te brengen en met hen en de organisatie in gesprek te gaan over de toegevoegde waarde van het programma ten opzichte van andere partijen. Inmiddels hebben we met behulp van Field Maps het gesprek binnen de organisatie op gang gebracht. In die gesprekken kwam vanzelf ook de rol van de website aan bod, dit motiveerde de organisatie om inspirerende voorbeelden uit hun dagelijkse praktijk aan te leveren voor op de site en social media.